Tartalom
Az alfanumerikus rendszer egy lehetőség a rekordok rendezésére, és a többi tárolási módszerhez hasonlóan a felhasználók számára szisztematikus módszert ad a fontos információk tárolására és elérésére.
Kombináció
Az alfanumerikus rendszer a betűk (A-tól Z-ig rendezve) és a számok kombinációja (a legkisebbtől a legnagyobbig rendezve).
Hogyan működik
Az alfanumerikus rendszer nevek (általában egy alany) és számjegy kombinációját használja. Nagy, általában közvetett hozzáférést használnak, vagyis indexet vagy kódot kell keresni egy fájl lekéréséhez. Az ilyen nagyszabású rendszerek általában automatizáltak.
Előnyök
A kód használata egy közvetett hozzáférési rendszerben a fájlnevek rövidítésére és a rendszer biztonságának növelésére szolgál, mivel a felhasználóknak ismerniük kell a kódot a fájlok visszakereséséhez - állítja a "West Virginia County Records Management Manual".
Hátrányok
Az alfanumerikus rendszer felhasználói több képzést igényelnek, mintha pusztán ábécés vagy numerikus módszert alkalmaznának. A hibák gyakoribbak és nehezebben javíthatók, mint egy egyszerűbb rendszer.
Példa
Az alfanumerikus szervezési módszerre példa a Kongresszusi Könyvtár katalógusrendszere, amely két betűvel rendezi anyagát, hogy azonosítsa a nagy területeket és számokat a konkrétabb tantárgyak és polcinformációk megjelölésére.
