Tartalom
A recepciósok általában az első embereket látják, amikor belépnek egy irodába, ami fontos képviseletet jelent számukra a vállalatoknál, ahol dolgoznak, és az irodában dolgozó többi szakemberrel. Az üzleti illem betartása a recepciós munkájának fontos része, de a sok jó változásnak számító változás és vélemény megnehezíti a recepciós vagy a felügyelő számára a megfelelő viselkedés meghatározását.
Jelentőség
A recepciós, mint a hívó fél és a látogatók számára első benyomást keltő személy fontosságát nehéz túlbecsülni. A rossz modorú recepciós negatív hangot ad az értekezlet előtt, és nem kelti bizalmat a potenciális ügyfelekben. Másrészt egy recepciós, aki betartja az üzleti környezet etikettjét, erősen érzékelteti a professzionalizmust és a hatékonyságot. Ez nemcsak javítja a vállalat imázsát a kívülállók körében, hanem segít abban is, hogy más alkalmazottak úgy érezzék, irodájuk professzionális munkahely.
Típusok
A recepciósok sokféleképpen képviselik munkáltatóikat. A telefonhívások megválaszolása és a látogatók üdvözlése a recepciók két leggyakoribb feladata, és mindkettő megfelelő etikettet igényel. A vállalati házirend előírhatja, hogy a recepciósok előre meghatározott szkriptet használjanak a telefonon, amikor hívásokat fogadnak és amikor különböző típusú ügyfelekkel lépnek kapcsolatba. Más esetekben a recepciósok saját belátásuk szerint élhetnek az egyes vevői interakciók eltérő kezelésében, de a megfelelő formalitás és szakszerűség mellett. Az irodában dolgozó személyek néha további szabályokat adnak át a recepciósnak, például mikor és hogyan veheti fel velük a kapcsolatot a recepciós.
Kiképzés
Míg egyes irodákban a recepciósoknak középiskolai vagy főiskolai végzettséggel kell rendelkezniük, a recepciós illemtanképzés nagy része a munkahelyen zajlik. A recepciósok olyan irodában kezdhetnek dolgozni, amely nem igényel interakciót, sem adatbeviteli munkaként, sem irodai asszisztensként. A vállalati irányelvek figyelembevétele és a recepciósok viselkedése alkalmassá teheti az új alkalmazottakat az első recepciós pozícióra, ami olyan tapasztalatokat generál, amelyek hasznosak lehetnek más recepciós munkák keresésekor.
Megfontolások
Minden iparágnak és irodának megvannak a saját szabályai a recepciós etikettre vonatkozóan. Egyes irodák hivatalos öltözködést és beszédmódot igényelnek. Mások alkalmiabb formában alkalmazzák az illemtanokat, hogy az ügyfelek nyugodtan és szívesen érezzék magukat. Az új recepciós és felügyelői közötti kommunikáció elengedhetetlen ahhoz, hogy mindenki tudassa, mi várható. Recepciósként, ha nem biztos az adott helyzet etikettjében, udvariasan kérjen bocsánatot, és kérdezze meg a vezető felügyelőt vagy a recepcióst, hogyan reagáljon.
Tippek
Annak ellenére, hogy az egyes irodák különböznek, a recepciósok mégis élvezhetik ugyanazok a tippek előnyeit. A sokfeladatos ember létfontosságú a jó teljesítmény érdekében, de amikor valaki belép az irodába, fontos, hogy teljes figyelmét odaadja neki. Ez azt jelenti, hogy a hívásokat várakozásba helyezik vagy gyorsan teljesítik, félreteszik a papírokat és közvetlen szemkontaktust létesítenek. A recepciós munkaterületének rendetlenségtől mentesnek kell lennie, hogy professzionálisabbnak tűnjön, és megkönnyítse az olyan egyszerű feladatok elvégzését is, mint például információk keresése és tollal való felajánlása űrlap kitöltéséhez. Végül, amikor valakit irodába visz, a recepciósnak mindig vállalnia kell a vezetést, hogy biztosítsa a vendéget, hogy jelenléte megengedett, és megmenti a zavartól, ha nem tudja, hová menjen.
