Tartalom
A hagyományos papíros archiválást nagyrészt felváltotta vagy elősegítette a fájlok számítógépes adatbázisokban történő tárolása. A hagyományos archiválásnak vannak előnyei és hátrányai. Bár a papírfájlok kéznél vannak és könnyen hozzáférhetők, sok helyet és papírpazarlást is igénybe vesznek. Annak meghatározása, hogy a hagyományos iktatási rendszer megfelelő-e az Ön számára, a vállalkozásától függ. Az ügyvédi irodáknak és az orvosi nyilvántartással rendelkező társaságoknak lehetnek olyan aktáik, amelyek gyorsan változnak és növekednek, ezért a hagyományos papír-iktatás az egyetlen hatékony módja annak, hogy lépést tartsunk a napi fejleményekkel.
Könnyű hozzáférés
A hagyományos fájlszervezés könnyen elérhető. A fájlok fizikailag központi helyen vannak. Ha nem talál semmit, időt szánhat az egyes fájlok átnézésére, amíg meg nem találja pontosan azt, amit keres. A fájlok megtekintésének, megérintésének és olvasásának képessége mindig segíthet abban, hogy elgondolkodjon vállalkozása újdonságainak megújításán.
Könnyen érthető
A hagyományos iktatási rendszereket általában könnyű megérteni. A levéltárak többféleképpen is szervezhetők, beleértve ábécé sorrendben, tantárgy vagy kompetencia szerint, számszerűen, dátum, hely vagy fontossági sorrend szerint. Még akkor is, ha kezdetben még nem érti az alkalmazandó iratrendszert, ezt megtudhatja az archívumok átkutatásával és a tényezők meghatározására figyelve.
Elavult
Másrészt a hagyományos fájlarchiválást sok szervezetben egy számítógép váltotta fel. Több vállalat vizsgálja és tölti le fájljait irodai számítógépekre. Ezzel a módszerrel a munkavállalók képesek lesznek megtalálni a fájlokat, és azonnal feltölteni a keresési adatbázis szoftverrel, ezzel időt spórolva és növelve a termelékenységet.
Nehéz védelem
A fájlok hagyományos archiválása nem rendelkezik megfelelő védelemmel. A tűz vagy más természeti katasztrófa tönkreteheti a fájlokat, ami üzleti veszteséget okozhat. A hagyományos fájlok biztonsági mentése időbe telik, és órákig tart a másolás, a címkézés és az új archiválás.
Hely és hatékonyság hiánya
Előfordulhat, hogy a hagyományos fájlszervezés elromlik. A rendszerezni kívánt fájlok száma az üzleti vállalkozással együtt növekszik; fejfájássá válhat, amikor helyet kell találni az összes papírmunkának. Az elemek hatékony archiválása szintén kihívássá válhat.
