Tartalom
A sikeres recepciósok számos feladatot tudnak kezelni, miközben pozitív benyomást keltenek a vállalat vendégei, látogatói és potenciális alkalmazottai számára. Akár kisvállalkozásban, akár multinacionális vállalatban, a megfelelő szervezeti készségek lehetnek a kulcs a jó vétel fenntartásához. A jó szervezeti ötletek egyszerűsítik a rutin feladatokat és javítják a vendégszeretetet.
Gyors útmutató
Gyors referencia útmutatók létrehozása a rutin információkhoz, például a gyakran használt telefonokhoz, az irodai számokhoz és a bővítményekhez. Az egyszerű kezelhetőség és a gyors referencia érdekében ezeket a vezetőket laminált mappákra kell szétválasztani. Ne használja őket szervezett fájlokban. Gondoskodjon további példányok megőrzéséről, ha szükséges. Az útmutatók hatékonyabbá teszik és segítenek felgyorsítani a rutinfeladatokat, például a hívások átadását.
Fő kötelezettségvállalások
Készíts egy listát az ütemezett menetrend szerinti látogatásokról. Tedd be a személy nevét, és akit értesítsz az érkezésről. Ez lehetővé teszi az üdvözlő kifejezések testreszabását a látogatók számára. Például amikor megérkezik egy vendég, azt mondhatja: "Üdvözöljük Mr. Smith-t, Mrs. Souza várja az ülést." Ez a fajta fogadás üdvözli a vendégeket, és segíthet az ülés eredményeinek javításában. A személyre szabott üdvözlet különösen hasznos az állásinterjúkhoz. Ha egy potenciális munkavállaló szívesen látja magát, akkor könnyebb lesz az interjúhoz, kedvezőbb eséllyel dolgozhat a vállalatnál.
Időközök tervezése
Győződjön meg róla, hogy az időközönként vagy a betegséggel járó napokon támogatná. Hozzon létre olyan jegyzeteket, amelyek lefedik azokat az alapvető feladatokat és funkciókat, amelyek átadhatók mindenkinek, aki kicseréli magát. Létrehozhat egy rotációs rendszert a vállalat különböző szervezeti egységei közötti ideiglenes helyettesítésekre. Ez több kapcsolatot biztosít a vállalat különböző részeivel, ami megkönnyíti a jövőbeni problémák kezelését.
vendégkönyv keretek
Hozzon létre egy üzenőfalat a vállalat számára, kiemelve a vállalat pozitív híreit és tevékenységeit. Frissítsd őket, amikor szabadidejük van, tedd őket a várakozási területre, hogy a látogatók megnézhessék. Ez egy konstruktív módja annak, hogy a látogatók átadják az időt, amíg várják a kinevezéseket, valamint segítenek nekik megismerni a céget. A vendégek elfoglaltságával a figyelmet más feladatokra és telefonhívásokra is összpontosíthatja, ami növeli a hatékonyságot.
frissítők
Tartsa a frissítőket kéznél. Telepítsen egy kis hűtőszekrényt, hogy a hideg italokat az asztal alatt vagy a várakozási területen tartsa. Legyen egy közeli kávézó, valamint cukor és édesítőszer. Tegyünk egy tálba sült árut a recepció számlálójára vagy egy tál cukorkát. A közeli frissítőket a vendégek fogadhatják anélkül, hogy elhagynák a recepciót.
